Kredyt kupiecki, co to jest i jak ustalić termin dla nowego klienta

Kredyt kupiecki to odroczony termin płatności, który sprzedawca daje kupującemu na fakturze: towar albo usługa trafia do klienta dziś, a zapłata przychodzi po 7, 14, 30 lub 60 dniach. Nie ma banku ani umowy kredytowej, kredytem jest sam termin zapisany na fakturze.

W obrocie między firmami to rozwiązanie tak powszechne, że wielu przedsiębiorców w ogóle nie nazywa go kredytem. Tymczasem każda faktura z terminem oznacza, że sprzedawca przez kilka tygodni finansuje klienta z własnych pieniędzy. W tym poradniku wyjaśniamy, na czym polega kredyt kupiecki, ile naprawdę kosztuje sprzedawcę, jak wygląda od strony księgowej i jak ustalić rozsądny termin dla nowego klienta.

Na czym polega kredyt kupiecki

Mechanizm jest prosty. Sprzedawca wydaje towar albo wykonuje usługę, wystawia fakturę i wpisuje na niej termin płatności. Kupujący ma czas, żeby sprzedać towar dalej, wykorzystać go w produkcji albo po prostu zebrać pieniądze z własnych należności. Dopiero w dniu terminu musi zapłacić.

W praktyce kredyt kupiecki ma dwa wymiary:

• termin, czyli liczba dni od wystawienia faktury albo od dostawy do dnia zapłaty,
• kwota, czyli ile nieopłaconych faktur klient może mieć naraz. Często nazywa się ją limitem kupieckim.

Przykład: hurtownia materiałów budowlanych zgadza się, żeby stały odbiorca płacił w 30 dni, ale tylko do łącznej kwoty 40 000 zł otwartych faktur. Gdy klient przekroczy limit, kolejne zamówienie wymaga zaliczki albo zapłaty starszej faktury.

Dlaczego firmy w ogóle dają termin

Odroczona płatność to narzędzie sprzedaży. Klient, który dostaje 30 dni, chętniej zamawia u Ciebie niż u konkurenta żądającego przedpłaty. W wielu branżach (budowlanka, hurt spożywczy, transport, produkcja na zamówienie) termin jest wręcz standardem, a sprzedawca bez niego traci zamówienia.

Problem pojawia się wtedy, gdy termin daje się każdemu tak samo, bez sprawdzenia, jak klient rozlicza się z innymi. Wtedy kredyt kupiecki przestaje być narzędziem sprzedaży i staje się ryzykiem, którego nikt nie liczy.

Ile kosztuje kredyt kupiecki sprzedawcę

Na fakturze nie ma żadnej pozycji „koszt terminu”, ale ten koszt istnieje. Składa się z trzech elementów.

Koszt zamrożonych pieniędzy

Przez cały okres kredytu firma płaci dostawcom, pensje i podatki, choć pieniądze za sprzedany towar jeszcze nie wpłynęły. Jeśli brakuje gotówki, finansuje to kredytem obrotowym albo debetem, a to kosztuje odsetki.

Przykład liczony jawnie: firma sprzedaje miesięcznie za 200 000 zł z terminem 30 dni. Przez większość czasu ma więc u klientów około 200 000 zł należności. Jeśli finansuje tę kwotę kredytem obrotowym oprocentowanym na przykład 10 procent rocznie, sam termin kosztuje ją w przybliżeniu 20 000 zł rocznie.

Koszt opóźnień

Termin zapisany na fakturze to jedno, a dzień, w którym pieniądze naprawdę wpływają, to drugie. Jeśli klienci płacą średnio 15 dni po terminie, realny kredyt kupiecki trwa 45 dni zamiast 30. O tym, jak to mierzyć, piszemy w poradniku opóźnienia w płatnościach.

Koszt braku zapłaty

To najdroższy składnik. Przy marży 10 procent jedna niezapłacona faktura na 10 000 zł oznacza, że trzeba sprzedać dodatkowo około 100 000 zł towaru, żeby odrobić stratę. Dlatego warto sprawdzić klienta przed fakturą, a nie dopiero wtedy, gdy przestaje odbierać telefon.

Kredyt kupiecki od strony księgowej

Z punktu widzenia księgowości kredyt kupiecki to po prostu faktura z terminem płatności. Nie zawiera się osobnej umowy kredytowej, choć termin bywa opisany w umowie handlowej albo w ogólnych warunkach współpracy.

Ważne jest jedno: co do zasady przychód i obowiązek podatkowy w VAT powstają w związku z dostawą albo wykonaniem usługi, a nie z dniem zapłaty. Oznacza to, że sprzedawca często rozlicza podatek od faktury, za którą jeszcze nie dostał pieniędzy. Istnieją wyjątki (na przykład metoda kasowa dla małych podatników) oraz mechanizm nazywany ulgą na złe długi, który przy spełnieniu warunków pozwala skorygować podatek od nieopłaconej faktury. Szczegóły zawsze warto omówić z księgową, bo zależą od formy opodatkowania firmy.

Jaki termin wolno dać innej firmie

Ustawa z 8 marca 2013 roku o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych co do zasady ogranicza termin płatności między przedsiębiorcami do 60 dni od doręczenia faktury. Dłuższy termin jest możliwy tylko w określonych sytuacjach, gdy strony wyraźnie go uzgodnią i nie jest on rażąco nieuczciwy wobec wierzyciela. Gdy kupującym jest duża firma, a sprzedawcą mikro, mały albo średni przedsiębiorca, przepisy są surowsze. Przy nietypowych umowach warto zapytać prawnika.

Ta sama ustawa daje sprzedawcy uprawnienia, gdy klient zapłaci po terminie: odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych oraz rekompensatę za koszty odzyskiwania należności.

Jak ustalić termin dla nowego klienta

Najczęstszy błąd to dawanie nowemu klientowi takiego samego terminu, jak stałym odbiorcom. Lepiej podejść do tego etapami.

1. Sprawdź, czy firma istnieje i ma czynny VAT. Biała lista podatników VAT, CEIDG albo KRS pokażą status, rachunek bankowy i datę rozpoczęcia działalności. Więcej w poradniku biała lista, CEIDG i KRS.
2. Zobacz, jak płaci innym. Rejestry nie powiedzą, czy firma płaci w terminie. Powiedzą to inne firmy, które już z nią pracowały, w opiniach o płatnościach.
3. Zacznij od krótszego terminu i niższej kwoty. Na przykład 7 albo 14 dni i jedna faktura naraz. Po trzech, czterech fakturach zapłaconych na czas termin można wydłużyć.
4. Przy sygnałach ryzyka poproś o zaliczkę. Część kwoty z góry, reszta po dostawie, to rozsądny kompromis między sprzedażą a bezpieczeństwem.
5. Spisz zasady. Polityka kredytu kupieckiego sprawia, że termin nie zależy od handlowca, który chce zamknąć sprzedaż przed końcem miesiąca.

Przykład: nowy klient z branży wykończeniowej działa od czterech miesięcy, ma czynny VAT i rachunek na białej liście, ale dwie firmy zgłosiły, że zapłacił im z opóźnieniem. Rozsądna decyzja to termin 14 dni i zaliczka na część zamówienia, a nie 45 dni i pełna kwota.

Kredyt kupiecki a faktoring

Te dwa pojęcia często się mylą. Kredyt kupiecki to termin, który Ty dajesz klientowi. Faktoring to usługa firmy zewnętrznej, która wypłaca Ci pieniądze za fakturę z terminem, zanim klient ją opłaci, w zamian za prowizję. Faktoring nie zastępuje sprawdzenia klienta, a przy niektórych formach ryzyko braku zapłaty nadal zostaje po stronie sprzedawcy. To narzędzie do poprawy płynności, nie do oceny kontrahenta.

Kiedy skrócić albo cofnąć kredyt kupiecki

Termin nie jest dany raz na zawsze. Warto go skrócić, gdy klient zaczyna płacić z coraz większym opóźnieniem, prosi o rozłożenie faktur na raty, zmienia rachunek bankowy albo gdy w rejestrze pojawia się zawieszenie działalności. Lista takich sygnałów jest w poradniku o sygnałach, że kontrahent nie zapłaci.

Jak zapisać zasady kredytu kupieckiego w firmie

Nawet mała firma zyskuje na krótkim, spisanym dokumencie, który mówi, kto i na jakich warunkach może dać klientowi termin. Taki dokument nie musi mieć kilkunastu stron. Wystarczy kilka punktów:

• standardowy termin dla nowego klienta i warunki, po których można go wydłużyć,
• maksymalna kwota otwartych faktur dla nowego i dla stałego klienta,
• sygnały, przy których obowiązuje zaliczka albo przedpłata,
• osoba, która może zgodzić się na wyjątek, i sposób zapisania tej zgody,
• co robimy, gdy klient przekroczy termin o 7, 30 i 60 dni.

Spisane zasady mają dwie zalety. Po pierwsze, handlowiec nie musi negocjować terminu od zera przy każdym kliencie, bo ma gotową odpowiedź. Po drugie, klient dostaje jasny komunikat: termin wynika z reguł, a nie z tego, czy ktoś go lubi. Łatwiej wtedy odmówić dłuższego terminu bez psucia relacji.

Zasady warto przeglądać raz na kilka miesięcy. Jeśli w strukturze należności rośnie udział faktur długo po terminie, to znak, że limity są zbyt hojne. Jeśli tracisz zamówienia przez zbyt krótkie terminy u sprawdzonych klientów, można je poluzować.

Jak pomaga w tym DłużnicyNet

W DłużnicyNet wpisujesz NIP, kwotę i termin, a dostajesz w jednym miejscu dane z białej listy, CEIDG i KRS, opinie innych firm o płatnościach, informację o aktywnym długu oraz sugerowany termin i kwotę kredytu wyliczone z reguł opisanych na stronie jak liczymy. W planach Kredyt i Sieć ustawiasz własną politykę kredytu kupieckiego, więc cały zespół dostaje ten sam wynik dla tego samego klienta. Więcej o samej usłudze na stronie kredyt kupiecki.