Pierwsze kroki, gdy kontrahent nie zapłacił faktury
Termin minął, a na rachunku nie ma wpłaty. W większości przypadków przyczyna jest prozaiczna: faktura utknęła w obiegu dokumentów, przelew czeka na akceptację albo ktoś pomylił numer rachunku. Dlatego pierwsze działania powinny być rzeczowe i spokojne. Poniższa lista to informacja ogólna, a nie porada prawna dla konkretnej sprawy.
- Sprawdź saldo i dokumenty. Upewnij się, że faktura była poprawna, dotarła do właściwej osoby, a wpłata nie została zaksięgowana na inny dokument. Sprawdź, czy klient nie zgłaszał reklamacji.
- Skontaktuj się z klientem. Telefon do osoby, która zamawiała, i krótki mail z numerem faktury, kwotą i terminem. Zapytaj wprost, kiedy możesz spodziewać się wpłaty, i zapisz odpowiedź.
- Wstrzymaj sprzedaż na kredyt. Kolejne zamówienia możesz realizować za przedpłatą, dopóki zaległość nie zostanie uregulowana. To ogranicza ryzyko, a nie zamyka współpracy.
- Wyślij pisemne wezwanie do zapłaty. Jeśli ustalona data minie bez wpłaty, firmy zwykle wysyłają wezwanie z kwotą, numerem faktury i nowym terminem. Pismo porządkuje sprawę i jest dowodem, że wierzyciel upominał się o należność.
- Zapisz wszystko w jednym miejscu. Daty rozmów, odpowiedzi klienta, korespondencja. Taki zapis przyda się przy każdej dalszej decyzji, a także wtedy, gdy sprawą zajmie się później inna osoba w firmie, księgowa albo prawnik. Bez niego trudno odtworzyć, co i kiedy zostało ustalone.
Rozmowa z klientem, który się spóźnia
Najwięcej informacji daje zwykła rozmowa. Klient, który ma chwilowy kłopot, zwykle mówi o tym otwarcie i proponuje konkretną datę albo spłatę w częściach. Klient, który unika kontaktu, nie odbiera telefonów i nie odpowiada na maile, daje sygnał, że problem może być poważniejszy.
W rozmowie warto trzymać się faktów: numer faktury, kwota, termin, liczba dni po terminie. Dobrze jest zapytać o przyczynę i o konkretną datę wpłaty, a potem potwierdzić ustalenia mailem. Jeśli klient proponuje harmonogram spłaty, zapisz go z datami i kwotami. Taki zapis porządkuje sprawę dla obu stron i pozwala szybko sprawdzić, czy ustalenia są dotrzymywane.
Nie warto grozić ani publicznie oceniać klienta. Spokojny, stanowczy ton częściej prowadzi do zapłaty niż emocje, a wiele firm po uregulowaniu zaległości zostaje dobrymi klientami, choć już na krótszym terminie albo z przedpłatą.
Odsetki i rekompensata w transakcjach handlowych
Między przedsiębiorcami obowiązuje ustawa z 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Daje ona wierzycielowi dwa uprawnienia, o których warto pamiętać, gdy kontrahent nie płaci faktury.
Pierwsze to odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych, naliczane od dnia po terminie zapłaty do dnia wpłaty. Ich wysokość zależy od stopy referencyjnej i jest ogłaszana co pół roku, dlatego przed wyliczeniem warto sprawdzić aktualną wartość.
Drugie to rekompensata za koszty odzyskiwania należności. Jej wysokość zależy od kwoty świadczenia:
| Wartość świadczenia pieniężnego | Rekompensata |
|---|---|
| nie wyższa niż 5 000 zł | równowartość 40 euro |
| wyższa niż 5 000 zł i niższa niż 50 000 zł | równowartość 70 euro |
| równa albo wyższa niż 50 000 zł | równowartość 100 euro |
Euro przelicza się według średniego kursu ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie stało się wymagalne. Szczegóły konkretnej sprawy najlepiej omówić z prawnikiem albo księgową.
Przedawnienie roszczeń z faktur
Roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej przedawniają się co do zasady po trzech latach. Koniec terminu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, chyba że termin jest krótszy niż dwa lata. W praktyce faktura wymagalna w marcu danego roku przedawnia się z końcem roku, w którym mijają trzy lata. Nie warto jednak liczyć na ten zapas: im starsza zaległość, tym trudniej ją odzyskać.
Sygnały, które zwykle widać wcześniej
Brak zapłaty rzadko pojawia się bez zapowiedzi. Patrząc wstecz, firmy często widzą, że wcześniej:
- klient zaczął płacić kilka dni po terminie, choć wcześniej płacił na czas,
- prosił o dłuższy termin przy większych zamówieniach,
- płacił częściami albo wybierał, które faktury reguluje,
- zmienił rachunek bankowy albo zmienił się jego status VAT,
- inne firmy zaczęły wystawiać mu opinie o opóźnieniach w płatnościach.
Więcej przykładów i sposób ich czytania opisujemy w poradniku sygnały, że kontrahent nie zapłaci. Jeśli zaległości dotyczą kilku klientów naraz, przyda się też przegląd na stronie należności przeterminowane. Przewoźnicy, którzy jeżdżą dla spedycji, znajdą osobne wskazówki na stronie spedycja opinie o płatnościach.
Jak uniknąć tej sytuacji następnym razem
Każda niezapłacona faktura to lekcja dla procesu sprzedaży. Najwięcej da się zmienić w chwili, zanim towar wyjedzie. Trzy nawyki ograniczają ryzyko najbardziej.
Sprawdzenie przed fakturą. W DłużnicyNet wpisujesz NIP, kwotę i termin. Zobaczysz status VAT i rachunek na białej liście, dane z CEIDG albo KRS, informację, czy firma ma aktywny dług na profilu (sam fakt, szczegóły po wniosku), i opinie innych firm z oceną płatności. Wynik i sugerowany termin powstają z jawnych reguł opisanych na stronie jak liczymy wynik.
Termin dopasowany do ryzyka. Klient z sygnałami opóźnień nie musi dostać odmowy. Może dostać krótszy termin, niższy limit albo przedpłatę na pierwsze zamówienia. Zasady najlepiej zapisać w polityce, którą w planach Kredyt i Sieć ustawiasz z własnymi progami.
Obserwacja stałych klientów. Alerty o kontrahentach przychodzą mailem, gdy u obserwowanej firmy pojawi się nowa opinia o opóźnieniu, nowy dług albo zmiana statusu VAT. Dzięki temu skracasz termin, zanim kolejna faktura trafi do zaległości.
Podziel się doświadczeniem z innymi firmami
Na profilu firmy możesz dodać opinię o tym, jak kontrahent rozliczył się z tobą: płaci w terminie, płaci z opóźnieniem albo nie zapłacił. Opinia dotyczy wyłącznie płatności i powinna opierać się na faktach, które możesz wykazać dokumentami. Nie służy ocenianiu ludzi ani wywieraniu presji, tylko pomaga innym firmom podjąć rozsądną decyzję o terminie. Zasady opisujemy na stronie opinie o płatnościach.
DłużnicyNet to narzędzie do oceny terminowości z danych publicznych i opinii firm. Nie prowadzimy windykacji, nie ubezpieczamy należności i nie jesteśmy biurem informacji gospodarczej.