Czym są przeterminowane należności
Każda faktura z odroczonym terminem jest należnością. Dopóki termin trwa, jest to należność bieżąca. Następnego dnia po terminie, jeśli zapłata nie wpłynęła, staje się należnością przeterminowaną. Nie ma tu znaczenia, czy klient spóźnia się o dzień, czy o pół roku: formalnie obie faktury są po terminie, ale ich znaczenie dla firmy jest zupełnie inne.
Przeterminowane należności to nie tylko kwestia księgowa. Każdy dzień opóźnienia oznacza, że finansujesz klienta z własnych środków: płacisz dostawcom, pracownikom i podatki, choć pieniądze za sprzedany towar jeszcze nie wróciły. Gdy takich faktur przybywa, nawet rentowna firma może mieć kłopot z płynnością.
Jak mierzyć należności po terminie
Podstawowym narzędziem jest struktura wiekowa, czyli podział niezapłaconych faktur według liczby dni po terminie. Zestawienie robi się zwykle na koniec miesiąca, a większość systemów księgowych potrafi je wygenerować z rozrachunków. Przyjęte przedziały i ich typowe znaczenie wyglądają tak:
| Dni po terminie | Co zwykle oznacza | Typowa reakcja |
|---|---|---|
| 1 do 30 | Przeoczenie, obieg dokumentów u klienta, chwilowy brak środków | Przypomnienie mailem i telefon |
| 31 do 60 | Klient wybiera, komu płaci najpierw | Rozmowa z osobą decyzyjną, ustalenie daty wpłaty |
| 61 do 90 | Wyraźny problem z płynnością albo spór o fakturę | Wstrzymanie nowych dostaw na kredyt, pisemne wezwanie |
| ponad 90 | Wysokie ryzyko, że faktura nie zostanie zapłacona bez dalszych kroków | Decyzja zarządu o dalszym postępowaniu |
Sama tabela jest prosta, ale daje odpowiedź na pytanie, którego nie pokazuje suma należności: czy masz problem z kilkoma dniami, czy z kilkoma miesiącami. Szczegółowy sposób przygotowania zestawienia opisujemy w poradniku struktura wiekowa należności krok po kroku.
Przykład zestawienia na koniec miesiąca
Przykład liczony na wymyślonych danych, do powtórzenia na własnych. Hurtownia ma na koniec miesiąca 500 000 zł niezapłaconych faktur. Z tego 320 000 zł jest jeszcze w terminie, 110 000 zł od 1 do 30 dni po terminie, 40 000 zł od 31 do 60 dni, 18 000 zł od 61 do 90 dni i 12 000 zł ponad 90 dni.
Łącznie po terminie jest 180 000 zł, czyli 36 procent wszystkich należności. Najważniejsze są jednak dwa ostatnie przedziały: 30 000 zł, czyli 6 procent portfela, jest ponad 60 dni po terminie. Jeśli w poprzednich miesiącach ten udział wynosił 3 procent, hurtownia widzi wyraźny sygnał pogorszenia, zanim pojawią się pierwsze faktury całkowicie stracone.
Warto też sprawdzić, ilu klientów stoi za starszymi przedziałami. Często okazuje się, że większość kwoty po 60 dniach to dwóch albo trzech kontrahentów. To z nimi trzeba rozmawiać w pierwszej kolejności.
Przeterminowane należności a płynność firmy
Należność po terminie działa jak nieoprocentowana pożyczka, której nikt nie uzgodnił. Firma nadal ponosi koszty: kupuje towar od dostawców, wypłaca pensje, płaci VAT od wystawionej faktury, choć klient jeszcze za nią nie zapłacił. Przy małej skali różnicę pokrywa kasa firmy. Przy większej trzeba sięgać po kredyt obrotowy albo przesuwać własne płatności, co z kolei psuje relacje z dostawcami.
Dlatego warto patrzeć na należności przeterminowane razem z prognozą przepływów pieniężnych. Jeśli w planie na kolejny miesiąc liczysz na wpłatę od klienta, który od trzech miesięcy płaci po 45 dniach, realna data wpływu jest inna niż zapisana na fakturze. Uczciwa prognoza bierze pod uwagę, jak kontrahent faktycznie płaci, a nie jak powinien.
Ten sam wniosek dotyczy decyzji o nowych zamówieniach. Duże zamówienie od klienta z zaległościami może wyglądać dobrze w wynikach sprzedaży, a jednocześnie zwiększać kwotę, której firma może nigdy nie odzyskać.
Co należności po terminie mówią o kontrahencie
Pojedyncze kilkudniowe opóźnienie zwykle nic nie znaczy. Wzorzec jest ważniejszy niż jeden przypadek. Na uwagę zasługują sytuacje, w których klient:
- płacił w terminie, a od kilku miesięcy każda faktura przechodzi do przedziału od 1 do 30 dni,
- płaci częściami albo wybiera, które faktury ureguluje, a które zostawia,
- zgłasza reklamacje dopiero po upływie terminu, choć wcześniej nie było uwag,
- prosi o wydłużenie terminu przy jednoczesnym zwiększeniu zamówień.
To, jak kontrahent płaci tobie, warto porównać z tym, jak płaci innym. Opinie firm o płatnościach i informacja o aktywnym długu na profilu pokazują, czy opóźnienia dotyczą tylko twoich faktur, czy są szerszym zjawiskiem. Więcej o wczesnych sygnałach przeczytasz w poradniku sygnały, że kontrahent nie zapłaci.
Kiedy wstrzymać dostawy
Najgorszym rozwiązaniem jest decyzja podejmowana za każdym razem od nowa. Lepiej ustalić próg w polityce kredytu kupieckiego i stosować go wobec wszystkich. Częstą praktyką jest wstrzymanie sprzedaży na kredyt, gdy najstarsza faktura klienta przekracza określoną liczbę dni po terminie albo gdy suma nieopłaconych faktur przekracza przyznany limit. Klient może wtedy dalej kupować, ale za przedpłatą.
Taki próg chroni też relację. Handlowiec nie musi tłumaczyć, że to jego osobista decyzja, bo wynika ona z zasad firmy, które obowiązują każdego klienta tak samo.
Jak zapobiegać zaległościom u nowych klientów
Najtańszą przeterminowaną należnością jest ta, która nigdy nie powstała. U nowego klienta nie masz własnej historii płatności, więc decyzję opierasz na tym, co wiadomo z zewnątrz. Zanim dasz termin, sprawdź status VAT i rachunek na białej liście, dane w CEIDG albo KRS, wiek firmy oraz opinie innych firm o jego płatnościach.
W DłużnicyNet robisz to jednym sprawdzeniem po NIP. Wynik i sugerowany termin powstają z jawnych reguł opisanych na stronie jak liczymy wynik. Nowy klient z czystymi rejestrami i dobrymi opiniami może dostać standardowy termin, a klient z sygnałami opóźnień krótszy termin albo przedpłatę. Po kilku zapłaconych fakturach termin łatwo wydłużyć. Odwrotna droga, czyli skracanie terminu klientowi, który już się spóźnia, jest znacznie trudniejsza.
Dla stałych klientów przydaje się raport terminowości w PDF, który pokazuje stan kontrahenta w danym dniu i może trafić do teczki decyzji o limicie. Pamiętaj, że to narzędzie do oceny terminowości z danych publicznych i opinii. Nie prowadzimy windykacji i nie jesteśmy biurem informacji gospodarczej.