Na czym polega zarządzanie należnościami
Należność powstaje w chwili, gdy wystawiasz fakturę z odroczonym terminem. Od tego momentu firma ma pieniądze tylko na papierze, a rzeczywiste środki zobaczy dopiero po wpłacie. Zarządzanie należnościami to zestaw decyzji i nawyków, dzięki którym ta luka jest jak najkrótsza, a liczba faktur zapłaconych po terminie albo wcale jak najmniejsza.
Wiele firm kojarzy ten temat z chwilą, w której klient już się spóźnia. To za późno. Najwięcej da się zrobić wcześniej: zanim podpiszesz umowę, zanim wydasz towar i zanim zgodzisz się na długi termin. Dobrze ułożony proces sprawia, że opóźnienie jest wyjątkiem, a nie codziennością działu finansów.
Sześć etapów od oferty do zapłaty
- Ocena kontrahenta przed umową. Sprawdź, czy firma istnieje, ma czynny VAT i rachunek na białej liście, od kiedy działa i jak płaci innym. Opinie firm o płatnościach pokażą, czy klient płaci w terminie, z opóźnieniem, czy zdarzyło mu się nie zapłacić. Jak czytać rejestry, opisujemy w poradniku jak sprawdzić kontrahenta na białej liście, w CEIDG i KRS.
- Termin i limit. Na podstawie oceny ustal, ile dni klient dostaje na zapłatę i ile nieopłaconych faktur może mieć naraz. To jest twój kredyt kupiecki dla tego klienta.
- Faktura bez niejasności. Poprawne dane nabywcy, jasny termin, numer rachunku z białej listy i odniesienie do zamówienia. Każda niejasność to pretekst do przesunięcia zapłaty.
- Monitorowanie. Sytuacja kontrahenta się zmienia. Firma, która płaciła w terminie, może zacząć się spóźniać u innych dostawców, zanim spóźni się u ciebie. Warto wiedzieć o tym wcześniej.
- Przypomnienia. Krótka wiadomość kilka dni przed terminem i telefon dzień po nim działają lepiej niż pismo po miesiącu. Ważne, żeby kontakt był regularny i nie zależał od tego, czy ktoś akurat pamięta.
- Reakcja według ustalonych progów. Z góry wiadomo, po ilu dniach opóźnienia wstrzymujesz kolejne dostawy, kiedy przechodzisz na przedpłatę i kto podejmuje decyzję o dalszych krokach.
Kto w firmie za co odpowiada
Należności są wspólną sprawą sprzedaży i finansów, ale bez podziału ról każdy uważa, że pilnuje ich ktoś inny. Przykładowy podział w średniej firmie handlowej wygląda tak:
| Etap | Kto decyduje | Co jest potrzebne |
|---|---|---|
| Ocena nowego klienta | Handlowiec, z akceptacją finansów przy dużych kwotach | Sprawdzenie NIP, opinie o płatnościach, status VAT |
| Termin i limit | Dział finansów według polityki | Progi zapisane w polityce kredytu kupieckiego |
| Monitorowanie i przypomnienia | Dział finansów albo osoba od rozrachunków | Lista obserwowanych kontrahentów, kalendarz terminów |
| Wstrzymanie dostaw | Kierownik sprzedaży razem z finansami | Struktura wiekowa należności, historia klienta |
| Wyjątki od zasad | Zarząd albo dyrektor finansowy | Pisemne uzasadnienie i nowy termin |
Najważniejsza jest ostatnia linia. Wyjątki będą zawsze, ale jeśli każdy handlowiec może dać dowolny termin, polityka przestaje istnieć po pierwszym trudnym kliencie.
Polityka kredytu kupieckiego jako fundament
Polityka kredytu kupieckiego to krótki dokument, który mówi, kto dostaje jaki termin i do jakiej kwoty. Nie musi mieć kilkudziesięciu stron. Wystarczą trzy albo cztery poziomy ryzyka i dla każdego maksymalny termin, maksymalna kwota oraz sytuacje, w których wymagasz zaliczki. Przy każdej nowej umowie ta sama tabela daje tę samą odpowiedź, niezależnie od tego, kto prowadzi rozmowę.
W DłużnicyNet poziom ryzyka liczymy z jawnych reguł opisanych na stronie jak liczymy wynik: status VAT, rachunek na białej liście, wiek firmy, status w rejestrze, aktywny dług na profilu i opinie o płatnościach. W planach Kredyt i Sieć ustawiasz własne progi, więc sugerowany termin odpowiada zasadom twojej firmy, a nie ogólnej średniej.
Przypomnienia, które nie psują relacji
Wiele firm obawia się, że przypominanie o płatności zrazi klienta. W praktyce jest odwrotnie: regularny, przewidywalny kontakt jest odbierany jako profesjonalizm, a nie nacisk. Klient, który wie, że każda faktura dostaje przypomnienie, częściej układa kolejność przelewów tak, żeby twoja była na czas.
Dobrze działa prosty kalendarz. Kilka dni przed terminem krótki mail z numerem faktury, kwotą i rachunkiem. W dniu po terminie telefon do osoby, która zamawiała, z pytaniem o datę wpłaty. Po tygodniu rozmowa z osobą decyzyjną po stronie klienta. Każdy kontakt warto zapisać, razem z odpowiedzią i ustaloną datą.
Ton ma znaczenie. Przypomnienie powinno być rzeczowe i uprzejme, bez oskarżeń i bez gróźb. Celem jest zapłata i dalsza współpraca, a nie wygranie sporu. Jeśli klient zgłasza problem z fakturą, lepiej wyjaśnić go od razu, niż czekać, aż stanie się powodem kolejnego opóźnienia.
Struktura wiekowa jako miara stanu należności
Sama suma należności niewiele mówi. Dopiero podział według liczby dni po terminie pokazuje, czy problem dotyczy kilku dni, czy kilku miesięcy. Typowe przedziały to faktury jeszcze w terminie, od 1 do 30 dni po terminie, od 31 do 60, od 61 do 90 i ponad 90 dni. Im większa część kwoty w starszych przedziałach, tym mniejsza szansa, że wpłynie bez dodatkowych działań. Szerzej opisujemy to na stronie należności przeterminowane.
Przykład do policzenia na własnych danych: jeśli na koniec miesiąca masz 400 000 zł należności, z czego 60 000 zł jest ponad 60 dni po terminie, to 15 procent portfela wymaga osobnej rozmowy z zarządem. Taki wskaźnik warto śledzić co miesiąc, bo jego wzrost zwykle wyprzedza kłopoty z płynnością.
Jak narzędzie odciąża dział finansów
Najwięcej czasu w zarządzaniu należnościami zabiera zbieranie informacji: wejście do kilku rejestrów, szukanie opinii, porównanie z wewnętrzną listą. DłużnicyNet skupia to w jednym miejscu. Wpisujesz NIP, kwotę i termin, a dostajesz wynik z opisem, które sygnały na niego wpłynęły.
- Alerty mailem o nowej opinii o opóźnieniu, nowym długu i zmianie statusu VAT u obserwowanych kontrahentów,
- raport terminowości w PDF, który możesz dołączyć do decyzji o terminie albo przekazać zarządowi,
- import i eksport CSV, żeby wgrać całą listę klientów z systemu księgowego i nie wpisywać ich po kolei,
- API w planie Sieć dla firm, które chcą sprawdzać kontrahenta prosto ze swojego systemu sprzedaży.
To narzędzie do oceny terminowości z danych publicznych i opinii firm. Nie prowadzimy windykacji, nie ubezpieczamy należności i nie jesteśmy biurem informacji gospodarczej. Pomagamy podjąć lepszą decyzję o terminie, zanim faktura w ogóle powstanie.