Biała lista VAT, CEIDG i KRS, co mówią o kontrahencie, a czego nie mówią

Biała lista VAT, CEIDG i KRS mówią o kontrahencie, czy istnieje, czy ma czynny VAT, jaki rachunek zgłosił, od kiedy działa i kto może go reprezentować. Nie mówią natomiast, czy płaci w terminie. Tę wiedzę dają dopiero doświadczenia innych firm, które już wystawiały mu faktury.

Sprawdzenie kontrahenta w rejestrach publicznych to podstawa przed pierwszą fakturą, szczególnie z odroczonym terminem. Zajmuje kilka minut, a pozwala uniknąć najprostszych błędów: faktury na firmę, która już nie działa, zapłaty na niewłaściwy rachunek albo umowy podpisanej przez osobę, która nie może reprezentować spółki. Poniżej opisujemy, co sprawdzić w każdym rejestrze i jak połączyć te dane z opiniami o płatnościach.

Co pokazuje biała lista podatników VAT

Biała lista to publiczny wykaz podatników VAT prowadzony przez administrację skarbową. Sprawdza się w niej kontrahenta po NIP, REGON albo numerze rachunku.

Status VAT

Wykaz pokazuje, czy firma jest czynnym podatnikiem VAT, czy jest zwolniona, czy została wykreślona albo nie była zarejestrowana. Kontrahent wykreślony z rejestru VAT to wyraźny sygnał, żeby zatrzymać się przed kolejną fakturą i wyjaśnić sytuację.

Rachunki bankowe

Przy czynnych podatnikach wykaz zawiera rachunki rozliczeniowe zgłoszone do urzędu. To najważniejsza informacja, gdy to Ty płacisz kontrahentowi, ale przydaje się też, gdy kontrahent nagle prosi o wpłatę na inny rachunek.

Daty i podstawy prawne

Wykaz pokazuje też między innymi datę rejestracji jako podatnika VAT, a w przypadku wykreślenia datę i podstawę. Firma zarejestrowana kilka tygodni temu to nie problem sam w sobie, ale dobry powód, żeby zacząć od krótszego terminu.

Rachunek z białej listy przy płatnościach powyżej 15 000 zł

Przepisy podatkowe wiążą z białą listą konkretne skutki. W dużym uproszczeniu: gdy firma płaci innemu przedsiębiorcy za transakcję o wartości powyżej 15 000 zł na rachunek spoza wykazu, może stracić możliwość zaliczenia tego wydatku do kosztów podatkowych w odpowiedniej części, a w VAT może ponosić odpowiedzialność solidarną za podatek kontrahenta. Przepisy przewidują sposób uniknięcia tych skutków przez złożenie zawiadomienia do urzędu skarbowego w krótkim terminie po przelewie.

To ogólna informacja. Szczegóły, w tym sposób liczenia wartości transakcji i aktualne terminy, warto potwierdzić z księgową. Praktyczna zasada jest prosta: przed każdym większym przelewem sprawdź rachunek w wykazie i zachowaj potwierdzenie sprawdzenia.

Co sprawdzić w CEIDG

Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej obejmuje przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność oraz wspólników spółek cywilnych.

• Status działalności. Aktywna, zawieszona, wykreślona albo jeszcze nierozpoczęta. Faktura z terminem dla firmy zawieszonej to ryzyko, bo w czasie zawieszenia przedsiębiorca co do zasady nie prowadzi bieżącej działalności.
• Data rozpoczęcia działalności. Pokazuje, od jak dawna firma działa na rynku.
• Historia zawieszeń. Częste zawieszenia i wznowienia mogą świadczyć o niestabilnej działalności.
• Dane właściciela i adres wykonywania działalności. Pozwalają upewnić się, że rozmawiasz z właściwą firmą, a nie z podmiotem o podobnej nazwie.
• Informacje o upadłości lub restrukturyzacji, jeśli zostały wpisane.

Co sprawdzić w KRS

Krajowy Rejestr Sądowy obejmuje między innymi spółki handlowe, spółdzielnie, fundacje i stowarzyszenia. Odpis z KRS daje więcej informacji niż CEIDG.

Kto może reprezentować spółkę

Dział o organach spółki pokazuje skład zarządu i sposób reprezentacji, na przykład czy członek zarządu może działać samodzielnie, czy tylko łącznie z drugim członkiem albo prokurentem. Umowa podpisana przez osobę bez umocowania może później rodzić spory.

Kapitał, wspólnicy i zmiany

Odpis pokazuje wysokość kapitału zakładowego, wspólników (w przypadku niektórych spółek) i historię wpisów. Częste zmiany zarządu albo siedziby w krótkim czasie warto zauważyć, choć same w sobie niczego nie przesądzają.

Likwidacja, upadłość, restrukturyzacja

Otwarcie likwidacji, upadłości albo postępowania restrukturyzacyjnego to najważniejsze informacje z punktu widzenia sprzedawcy. W takiej sytuacji nowe faktury z terminem wymagają szczególnej ostrożności.

Sprawozdania finansowe

Spółki składają do rejestru sprawozdania finansowe. Brak złożonych sprawozdań za kolejne lata to sygnał, że firma może nie dbać o formalności, a z nich da się też odczytać ogólną kondycję finansową.

Krajowy Rejestr Zadłużonych

Krajowy Rejestr Zadłużonych to publiczny rejestr prowadzony przez ministra sprawiedliwości. Zawiera między innymi informacje o postępowaniach upadłościowych i restrukturyzacyjnych oraz obwieszczenia w tych sprawach. Warto sprawdzić go przed większą transakcją, szczególnie gdy inne sygnały budzą wątpliwości. Brak wpisu oznacza jednak tylko tyle, że nie toczy się takie postępowanie, a nie to, że firma płaci terminowo.

Czego rejestry nie mówią

Wszystkie rejestry odpowiadają na pytanie, czy firma istnieje i działa zgodnie z formalnościami. Żaden z nich nie odpowiada na pytanie, które sprzedawcę interesuje najbardziej: czy ten kontrahent płaci innym w terminie.

Firma może mieć czynny VAT, rachunek na białej liście, aktywny wpis w CEIDG i od miesięcy płacić dostawcom z opóźnieniem. W rejestrze nie widać przesuwanych terminów, częściowych wpłat ani niezapłaconych faktur, dopóki sprawa nie trafi do postępowania upadłościowego albo restrukturyzacyjnego. Wtedy jest już zwykle za późno, żeby uniknąć straty. Sygnały widoczne wcześniej opisujemy w poradniku sygnały, że kontrahent nie zapłaci.

Jak połączyć rejestry z opiniami o płatnościach

Najpełniejszy obraz daje połączenie dwóch źródeł: danych z rejestrów i doświadczeń innych firm. Przykładowy sposób czytania:

• Rejestry czyste, opinie o terminowych płatnościach: kontrahent może dostać standardowy termin.
• Rejestry czyste, opinie o opóźnieniach: krótszy termin albo zaliczka, mimo że formalnie wszystko jest w porządku.
• Firma działa krótko, brak opinii: ostrożny start, na przykład 7 do 14 dni i jedna faktura naraz.
• Zmiana statusu VAT, zawieszenie albo aktywny dług: przedpłata, dopóki sytuacja się nie wyjaśni.

Taki schemat to przykład. Szczegółowe reguły, które stosujemy przy wyliczaniu sugerowanego terminu, opisujemy na stronie jak liczymy.

Jak często sprawdzać kontrahenta w rejestrach

Sprawdzenie przed pierwszą fakturą to dopiero początek. Dane w rejestrach się zmieniają: firma może zostać wykreślona z rejestru VAT, zawiesić działalność, zmienić zarząd albo rachunek bankowy. Rozsądny rytm wygląda tak:

• przy pierwszej fakturze pełne sprawdzenie wszystkich rejestrów,
• przy każdym przelewie na rachunek kontrahenta sprawdzenie rachunku na białej liście w dniu zapłaty,
• przed wydłużeniem terminu albo podniesieniem limitu ponowne sprawdzenie statusu i opinii,
• u kluczowych klientów stała obserwacja zmian zamiast ręcznego sprawdzania co jakiś czas.

Wynik sprawdzenia warto zapisać razem z datą. W razie pytań księgowej albo kontroli łatwiej wtedy pokazać, że rachunek i status były zweryfikowane w dniu transakcji.

Przykład: hurtownia sprawdziła nowego odbiorcę w styczniu i wszystko było w porządku. W kwietniu odbiorca zawiesił działalność w CEIDG, ale nadal składał zamówienia przez wspólnika. Bez ponownego sprawdzenia hurtownia wysłałaby kolejną dostawę na 30 dni.

Na co uważać przy podobnych nazwach firm

W rejestrach często występuje kilka firm o bardzo podobnych nazwach, a czasem nawet o tej samej nazwie w różnych miastach. Dlatego kontrahenta zawsze sprawdza się po NIP, a nie po nazwie. Warto porównać NIP z faktury, z umowy i z adresu e-mail, z którego przychodzi zamówienie. Jeśli coś się nie zgadza, na przykład nazwa w stopce wiadomości różni się od nazwy w rejestrze, lepiej to wyjaśnić przed wysyłką towaru niż po niej.

Jak pomaga w tym DłużnicyNet

Po wpisaniu NIP w DłużnicyNet widzisz w jednym miejscu status VAT i rachunki z białej listy, dane z CEIDG albo KRS, opinie innych firm o płatnościach i informację o aktywnym długu. Z tych danych liczymy sugerowany termin i kwotę kredytu kupieckiego. Sprawdzenie zaczniesz od formularza na stronie sprawdź kontrahenta.