Opóźnienia w płatnościach w małej firmie, jak je mierzyć i ograniczać

Opóźnienia w płatnościach to sytuacja, w której klient płaci fakturę po terminie. W małej firmie warto je mierzyć dwiema liczbami: średnią liczbą dni po terminie i wskaźnikiem DSO, a ograniczać krótszym terminem dla nowych klientów, zaliczkami, spisaną polityką i powiadomieniami o zmianach u kontrahentów.

Małe firmy często czują problem z opóźnieniami, zanim potrafią go nazwać. Brakuje pieniędzy na przelew do dostawcy, choć sprzedaż idzie dobrze. Właściciel dzwoni do klientów zamiast pracować. W tym poradniku pokazujemy, jak zamienić to wrażenie na liczby, co przysługuje sprzedawcy z mocy prawa i jak w praktyce zmniejszyć opóźnienia.

Dlaczego opóźnienia są groźniejsze, niż wyglądają

Jedna faktura zapłacona 10 dni po terminie to drobiazg. Ale gdy połowa klientów płaci 10 do 20 dni później, firma przez cały czas finansuje ich z własnej kasy. Pieniądze, które miały wpłynąć, są potrzebne na wypłaty, podatki i zakup towaru. Wtedy pojawia się debet, kredyt obrotowy albo opóźnienia wobec własnych dostawców.

Opóźnienia mają też drugą stronę: klient, który regularnie płaci późno, ma większe ryzyko, że kiedyś nie zapłaci wcale. Dlatego pomiar opóźnień to nie tylko księgowość, ale także ocena kontrahenta.

Jak mierzyć opóźnienia w płatnościach

Do zmierzenia opóźnień wystarczy lista zapłaconych faktur z trzema datami: wystawienia, terminu i wpłaty. Każdy program do fakturowania pozwala ją wyeksportować do arkusza.

Średnia liczba dni po terminie

Dla każdej faktury policz różnicę między dniem wpłaty a terminem. Faktura zapłacona przed terminem albo w terminie ma wynik zero. Następnie policz średnią dla każdego klienta i dla całej firmy.

Przykład: klient zapłacił trzy faktury, odpowiednio 0, 8 i 22 dni po terminie. Średnia prosta wynosi 10 dni. Jeśli jednak faktura z opóźnieniem 22 dni była największa, średnia ważona kwotą pokaże więcej, i to ona lepiej opisuje ryzyko.

Odsetek faktur po terminie

Druga prosta liczba: ile procent faktur w danym miesiącu zapłacono po terminie. Jeśli rośnie z miesiąca na miesiąc, problem się pogłębia, nawet gdy średnia liczba dni jeszcze tego nie pokazuje.

DSO, czyli ile dni czekasz na pieniądze

DSO (z angielskiego days sales outstanding) to wskaźnik, który mówi, po ilu dniach średnio sprzedaż zamienia się w gotówkę. Najprostszy wzór: stan należności na koniec okresu podzielony przez sprzedaż w tym okresie i pomnożony przez liczbę dni okresu.

Przykład: na koniec kwartału klienci są winni firmie 150 000 zł, a sprzedaż w kwartale wyniosła 300 000 zł. DSO wynosi 150 000 / 300 000 × 90 = 45 dni. Jeśli standardowy termin to 30 dni, klienci płacą średnio około 15 dni po terminie.

DSO warto liczyć co miesiąc albo co kwartał i porównywać z własnym standardowym terminem. Sama liczba ma mniejsze znaczenie niż jej kierunek.

Co przysługuje wierzycielowi z mocy prawa

Ustawa z 8 marca 2013 roku o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych daje sprzedawcy konkretne uprawnienia, gdy kontrahent płaci po terminie. To ogólna informacja, a w konkretnej sprawie warto skonsultować się z doradcą.

Odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych

Jeśli sprzedawca wykonał swoje świadczenie, a nie dostał zapłaty w terminie, należą mu się odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych. Liczy się je od dnia następującego po terminie do dnia zapłaty, bez potrzeby osobnego wezwania. Ich wysokość jest powiązana ze stopą referencyjną banku centralnego, dlatego aktualną stawkę warto sprawdzić w dniu liczenia.

Rekompensata za koszty odzyskiwania należności

Oprócz odsetek sprzedawca może żądać stałej rekompensaty za koszty odzyskiwania należności. Jej wysokość zależy od kwoty świadczenia:

Kwotę w euro przelicza się na złote według średniego kursu euro wskazanego w przepisach. Wiele firm nie korzysta z tych uprawnień wobec stałych klientów, ale sama świadomość, że istnieją, pomaga w rozmowie o terminowości.

Ograniczenie długości terminu

Ta sama ustawa co do zasady ogranicza termin płatności między przedsiębiorcami do 60 dni. Dłuższy termin jest dopuszczalny tylko w określonych sytuacjach. To ważne, gdy duży odbiorca proponuje termin 90 albo 120 dni.

Jak ograniczać opóźnienia w praktyce

Nie da się wyeliminować opóźnień całkowicie, ale da się je wyraźnie zmniejszyć. Najlepiej działają proste, stałe zasady.

1. Termin zależny od klienta, nie jeden dla wszystkich. Klient z czystą historią i dobrymi opiniami może dostać 30 albo 60 dni. Nowy klient albo klient z sygnałami opóźnień dostaje 7 do 14 dni. Więcej w poradniku kredyt kupiecki, co to.
2. Zaliczka przy pierwszym zamówieniu. Część kwoty z góry ogranicza ryzyko i od razu pokazuje, jak klient podchodzi do płatności.
3. Przypomnienie przed terminem. Krótka wiadomość kilka dni przed terminem często wystarcza, bo część opóźnień wynika z przeoczenia, a nie z braku pieniędzy.
4. Kontakt dzień po terminie. Im szybciej klient wie, że opóźnienie zostało zauważone, tym mniejsza szansa, że stanie się regułą.
5. Spisana polityka kredytu kupieckiego. Kto decyduje o terminie, przy jakich sygnałach wstrzymujemy dostawy, kiedy wymagamy przedpłaty. Opis zasad znajdziesz na stronie zarządzanie należnościami.
6. Obserwowanie kluczowych klientów. Zmiana statusu VAT, zawieszenie działalności albo nowa opinia o opóźnieniu u innej firmy to sygnał, żeby skrócić termin przed następną fakturą.

Jak czytać wyniki i kiedy reagować

Liczby same w sobie niewiele mówią, dopóki nie porównasz ich w czasie i między klientami. Kilka praktycznych wskazówek:

• jeśli DSO rośnie trzeci miesiąc z rzędu, sprawdź, którzy klienci za to odpowiadają,
• jeśli jeden klient ma średnie opóźnienie wyraźnie wyższe niż reszta, porozmawiaj o krótszym terminie albo zaliczce,
• jeśli rośnie udział należności ponad 60 dni po terminie, czas na przegląd całej listy według struktury wiekowej należności.

Najczęstsze przyczyny opóźnień po stronie sprzedawcy

Część opóźnień nie wynika z braku pieniędzy u klienta, tylko z błędów, które sprzedawca może sam usunąć. Warto sprawdzić je w pierwszej kolejności, bo ich poprawienie nic nie kosztuje.

• Faktura trafia do niewłaściwej osoby. W większych firmach dokument musi dojść do działu płatności, a nie tylko do osoby, która składała zamówienie.
• Brakuje danych wymaganych przez klienta. Numer zamówienia, numer umowy albo nazwa projektu. Bez nich faktura czeka na wyjaśnienie.
• Faktura wychodzi z opóźnieniem. Jeśli wystawiasz ją tydzień po dostawie, a termin liczy się od doręczenia, pieniądze przyjdą tydzień później.
• Nikt nie kontroluje terminów. Gdy nikt nie sprawdza wpłat regularnie, klient szybko uczy się, że kilka dni po terminie nie ma znaczenia.
• Nierozwiązane reklamacje. Klient, który czeka na odpowiedź w sprawie reklamacji, często wstrzymuje całą płatność, a nie tylko spornej części.

Przykład: firma usługowa zauważyła, że jeden duży klient płaci średnio 12 dni po terminie. Po rozmowie okazało się, że faktury bez numeru zamówienia trafiały u niego do osobnej kolejki. Dodanie numeru do faktury rozwiązało problem bez żadnych zmian w terminie.

Jak pomaga w tym DłużnicyNet

DłużnicyNet pokazuje, jak kontrahent płaci innym firmom, zanim wystawisz mu fakturę: opinie z oceną „płaci w terminie”, „płaci z opóźnieniem” albo „nie zapłacił”, informację o aktywnym długu i dane z rejestrów. Na tej podstawie dostajesz sugerowany termin według jawnych reguł. Klientów możesz obserwować, a raport terminowości w PDF pozwala zapisać wynik sprawdzenia przy decyzji o terminie.