Należności przeterminowane, jak czytać strukturę wiekową

Struktura wiekowa należności to zestawienie faktur, których klienci jeszcze nie zapłacili, podzielonych według liczby dni po terminie: zwykle 0 do 30, 31 do 60, 61 do 90 i ponad 90 dni. Czyta się ją prosto: im więcej pieniędzy w dalszych przedziałach, tym większe ryzyko, że część nie wróci.

To jedno z najprostszych narzędzi do pilnowania płatności i jednocześnie jedno z najczęściej pomijanych w małych firmach. Nie wymaga specjalnego programu, wystarczy arkusz i lista otwartych faktur. W tym poradniku pokazujemy, jak zbudować takie zestawienie, jak je czytać i przy jakich wynikach warto reagować.

Dlaczego warto dzielić należności według wieku

Sama suma należności niewiele mówi. Kwota 120 000 zł może oznaczać zdrowy portfel faktur, które jeszcze nie doszły do terminu, albo poważny problem, jeśli połowa z nich czeka od trzech miesięcy. Podział według wieku pokazuje różnicę od razu.

Z doświadczenia wielu firm wynika prosta reguła: im dłużej faktura czeka po terminie, tym trudniej ją odzyskać. Klient, który płaci 10 dni później, zwykle zapłaci. Klient, który nie płaci od 100 dni, często ma problem większy niż jedna faktura.

Jakie przedziały przyjąć

Najczęściej stosuje się cztery przedziały liczone od terminu płatności, plus osobną kolumnę na faktury jeszcze przed terminem:

• przed terminem: faktury, których termin jeszcze nie minął,
• 0 do 30 dni po terminie: zwykłe opóźnienia, często przeoczenia,
• 31 do 60 dni po terminie: sygnał, że klient może mieć kłopoty z płynnością,
• 61 do 90 dni po terminie: należności zagrożone, wymagają rozmowy i planu spłaty,
• ponad 90 dni po terminie: należności poważnie zagrożone.

Przedziały można dopasować do branży. Firma, która daje klientom 7 dni, może przyjąć przedziały co 15 dni. Ważne, żeby były stałe, bo tylko wtedy da się porównywać zestawienia z kolejnych tygodni.

Jak zbudować strukturę wiekową w arkuszu

Do zbudowania zestawienia wystarczy eksport otwartych faktur z programu do fakturowania albo z systemu księgowego. Potrzebne kolumny to: klient, numer faktury, kwota do zapłaty i termin płatności.

1. Dodaj kolumnę z datą zestawienia. Wpisz w niej dzień, na który liczysz, na przykład ostatni dzień tygodnia.
2. Policz dni po terminie. Odejmij termin płatności od daty zestawienia. Wynik ujemny oznacza fakturę przed terminem.
3. Przypisz przedział. Prosta funkcja warunkowa w arkuszu przypisze każdej fakturze jedną z pięciu etykiet według liczby dni.
4. Zbuduj tabelę przestawną. W wierszach klienci, w kolumnach przedziały, w polach suma kwot do zapłaty.
5. Dodaj wiersz sumy i udziały procentowe. Udział każdego przedziału w całości pokazuje strukturę lepiej niż same kwoty.

Ważne, żeby w zestawieniu była kwota pozostała do zapłaty, a nie kwota faktury. Jeśli klient zapłacił część, w zestawieniu zostaje tylko reszta.

Przykładowa struktura wiekowa należności

Poniższa tabela to przykład dla wymyślonej firmy z pięcioma klientami. Liczby służą wyłącznie ilustracji.

Jak czytać takie zestawienie

W przykładzie 59 procent należności jest jeszcze przed terminem, a 15 procent to świeże opóźnienia. To typowy obraz. Uwagę zwracają dwa wiersze.

Klient D ma wszystko w dalszych przedziałach

Nie ma żadnej faktury przed terminem, co może znaczyć, że przestał zamawiać albo że dostawy już wstrzymano. Ma za to 15 000 zł ponad 60 dni po terminie. To klient, z którym trzeba porozmawiać o planie spłaty i któremu nie wysyła się towaru na termin.

Klient C przesuwa się w prawo

Ma faktury w trzech przedziałach naraz. Jeśli w poprzednim zestawieniu miał wszystko przed terminem albo w pierwszym przedziale, to znak, że jego płatności się pogarszają. To moment, żeby skrócić termin i sprawdzić, jak płaci innym. Lista podobnych sygnałów jest w poradniku sygnały, że kontrahent nie zapłaci.

Najwięcej mówi porównanie z poprzednimi tygodniami. Jeśli udział przedziałów ponad 60 dni rośnie, problem dotyczy całego portfela, a nie jednego klienta.

Kiedy reagować

Każda firma ustala własne progi, ale prosty schemat sprawdza się w wielu branżach:

• 0 do 30 dni: przypomnienie i kontakt z księgowością klienta,
• 31 do 60 dni: wstrzymanie kolejnych dostaw na termin, prośba o potwierdzenie salda, rozmowa o terminie spłaty,
• 61 do 90 dni: spisany harmonogram spłaty, przedpłata przy każdym nowym zamówieniu, pisemne wezwanie do zapłaty,
• ponad 90 dni: decyzja o dalszych krokach z doradcą, z pamięcią o terminach przedawnienia.

Warto pamiętać, że roszczenia związane z działalnością gospodarczą co do zasady przedawniają się po trzech latach, a termin kończy się z ostatnim dniem roku kalendarzowego. Należność, która leży w ostatnim przedziale latami, może stać się trudna do dochodzenia. Ogólne zasady pracy z zaległościami opisujemy na stronie należności przeterminowane.

Struktura wiekowa a decyzja o terminie

Zestawienie pokazuje przeszłość, ale służy do decyzji na przyszłość. Klient z należnościami w dalszych przedziałach nie powinien dostawać kolejnego kredytu kupieckiego na tych samych warunkach. Klient, który przez rok ma wszystko przed terminem, może dostać dłuższy termin albo wyższy limit. Dzięki temu termin zależy od faktów, a nie od tego, jak dobrze klient negocjuje. Więcej o zasadach w tekście o zarządzaniu należnościami.

Najczęstsze błędy przy budowie zestawienia

Struktura wiekowa jest prosta, ale kilka błędów potrafi ją zniekształcić tak, że przestaje pokazywać prawdę.

• Liczenie od daty wystawienia zamiast od terminu. Faktura z terminem 60 dni wystawiona 40 dni temu nie jest jeszcze po terminie, choć w zestawieniu od daty wystawienia trafi do przedziału 31 do 60.
• Pomijanie częściowych wpłat. Jeśli klient zapłacił połowę, w zestawieniu powinna zostać tylko reszta. Inaczej należności wydają się większe, niż są.
• Nieuwzględnione korekty. Faktura korygująca zmniejsza należność. Bez niej klient wygląda na zalegającego z kwotą, której nigdy nie był winien.
• Mieszanie walut. Faktury w euro i w złotych warto przeliczać według jednej, stałej zasady albo prowadzić w osobnych tabelach.
• Zestawienie robione raz na kwartał. Przy rzadkim przeglądzie faktura może przejść z pierwszego przedziału do ostatniego, zanim ktokolwiek ją zauważy.

Dobrym nawykiem jest też krótka notatka przy klientach z dalszych przedziałów: kiedy był ostatni kontakt, co ustalono i kiedy minie nowy termin. Zestawienie przestaje być wtedy samą listą liczb i staje się planem działania na najbliższy tydzień.

Jeśli w firmie kilka osób zajmuje się sprzedażą, warto, żeby wszyscy widzieli to samo zestawienie. Handlowiec, który wie, że jego klient ma faktury ponad 60 dni po terminie, nie przyjmie kolejnego zamówienia na termin bez konsultacji.

Jak pomaga w tym DłużnicyNet

Struktura wiekowa pokazuje, jak klient płaci Tobie. DłużnicyNet uzupełnia ten obraz o to, jak płaci innym: opinie firm o płatnościach, aktywny dług na profilu i dane z rejestrów. Klientów z dalszych przedziałów możesz obserwować i dostawać alerty o nowych opiniach, zmianie statusu VAT albo zawieszeniu działalności, zanim kolejna faktura trafi do zestawienia.